Simplifier et Sécuriser la Gestion des Interventions Externes
La gestion des entreprises extérieures — qu’il s’agisse d’artisans pour une réparation ponctuelle ou de prestataires de maintenance régulière — représente un défi quotidien pour les exploitants de bâtiments et de sites industriels. Entre les échanges de courriels incessants, les appels téléphoniques et la gestion des documents papier sur le terrain, le risque d'erreur ou d'oubli réglementaire est constant.
L'Espace Prestataire d'EgidX a été conçu comme un environnement d'échange sécurisé pour centraliser, fluidifier et tracer chaque étape de l'intervention externe.
Une centralisation stratégique pour le donneur d’ordre
Pour l'exploitant (le Client), l'Espace Prestataire agit comme un hub centralisateur. Plutôt que de multiplier les points de contact, il permet de regrouper l'ensemble des prestataires dans un seul environnement numérique.
Cette approche offre des avantages immédiats :
Réduction drastique des communications : Le Client réalise toutes ses demandes directement depuis son espace, éliminant le besoin de relances par mail ou téléphone.
Pilotage en temps réel : Ce module est étroitement lié aux processus d'autorisation de travaux et contribue activement au pilotage des obligations légales.
Visibilité globale : L'exploitant dispose d'une vision nette sur qui intervient, quand et pour quel motif, facilitant ainsi la planification multi-sites.
La mobilité au service de la conformité terrain
Le véritable gain d'efficacité se mesure sur le terrain. L'Espace Prestataire permet aux entreprises extérieures d'accomplir leurs missions avec une autonomie totale via leur application mobile.
Accès instantané aux documents de sécurité
Avant de commencer toute tâche, les intervenants peuvent accéder directement depuis leur mobile aux documents indispensables à leur sécurité et à celle du site :
Le Plan de Prévention (PdP) : Pour prendre connaissance des règles de sécurité définies pour le site.
Le Permis de Feu (PdF) : Pour encadrer les travaux par points chauds (utilisation d'un chalumeau, etc.).
Signature dématérialisée et traçabilité
L'un des piliers de l'écosystème EgidX est la signature dématérialisée. Les prestataires signent les interventions, les plans de prévention et les permis de feu directement depuis leur smartphone.
Cette fonctionnalité garantit :
L'autonomie : Les prestataires valident leurs documents sans nécessiter la mobilisation constante du personnel client.
La preuve irréfutable : Chaque signature est horodatée et enregistrée, assurant une traçabilité intégrale de l'accord entre le donneur d'ordre et l'entreprise extérieure.
Un maillon fort du Devoir de Vigilance
L'Espace Prestataire ne se limite pas à la logistique ; il est une composante essentielle de la gestion de la collaboration et du devoir de vigilance.
En complément du module de Contrôle de Conformité des Sous-traitants, cet espace permet de s'assurer que seules les entreprises ayant fourni leurs documents réglementaires à jour peuvent accéder aux ordres de mission. Dans ce cadre, EgidX traite les données personnelles des intervenants (nom, prénom, téléphone, email professionnel) en stricte conformité avec le RGPD.
Conclusion : Une collaboration fluide pour une sécurité renforcée
Transformer la relation avec vos prestataires par le digital permet de passer d'une gestion administrative subie à une collaboration maîtrisée. L'Espace Prestataire d'EgidX simplifie la vie des intervenants tout en offrant au donneur d'ordre la sérénité d'une conformité automatique et tracée.Commencez à écrire ici ...