CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE – SERVICE SAAS EGIDX

Version 1.1 – Mise à jour : 4 décembre 2025

Préambule

Syentys SA est une société de services informatiques établie en Suisse (rue de la Jeunesse 2, 2800 Delémont, Suisse, IDE CHE-461.669.418 TVA). Elle développe et commercialise notamment la solution logicielle EgidX, proposée en mode SaaS (Software as a Service). Ci-après, Syentys SA est dénommée le Prestataire. Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) détaillent les droits et obligations du Prestataire et de son client professionnel (ci-après le Client) dans le cadre de la souscription et de l’utilisation du service logiciel EgidX. Toute souscription à EgidX ou prestation accomplie par le Prestataire implique l’adhésion sans réserve du Client aux présentes CGV.

Le contrat de service éventuel signé entre le Prestataire et le Client, le contrat de support éventuel, ainsi que les présentes CGV forment un ensemble contractuel unique  (contrat de souscription à EgidX). En cas de divergence entre ces documents, les clauses du contrat de service signé prévaudront sur celles des CGV. Le Prestataire se réserve le droit de modifier ponctuellement ses CGV; les nouvelles conditions s’appliqueront à toute nouvelle souscription dès leur publication. En cas d’évolution réglementaire exigeant une adaptation des CGV, celle-ci prendra effet immédiatement y compris sur les contrats en cours, le Prestataire en informera alors le Client sans délai (sans que l’objet du service ne soit modifié). Si une condition venant à faire défaut dans le présent cadre, elle serait régie par les usages en vigueur dans le secteur du commerce informatique en Suisse entre professionnels. Les présentes CGV sont communiquées à tout Client qui en fait la demande et son disponible sur le site commercial de EgidX à l’adresse https://egidx.fr/cgv.

Article 1 – Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Prestataire fournit au Client le service EgidX en mode SaaS, ainsi que les droits et obligations des parties dans ce cadre. Elles s’appliquent exclusivement aux relations entre le Prestataire et des Clients professionnels, à l’exclusion des consommateurs. Le Client reconnaît ainsi utiliser le service EgidX dans le cadre de son activité professionnelle ou administrative, et non en tant que consommateur.

Le service EgidX visé par les présentes comprend l’accès en ligne au logiciel EgidX, l’hébergement cloud de ses environnements, ainsi que le support technique de base associé (conformément à l’article 2 ci-après). Les présentes CGV s’appliquent aux prestations fournies par le Prestataire depuis la Suisse pour des Clients situés en Suisse, en France, en Belgique ou au Luxembourg. Elles peuvent également être utilisées pour des Clients situés dans d’autres pays francophones hors d’Europe, sous réserve qu’aucune disposition légale impérative locale n’y fasse obstacle. En dehors de ces zones, ou si des dispositions particulières sont requises par la loi du pays du Client, il appartient à ce dernier d’en informer le Prestataire afin de convenir d’aménagements contractuels spécifiques si nécessaire.

Article 2 – Description du service EgidX

EgidX est un logiciel de gestion fourni en tant que service en ligne (SaaS), sans installation locale chez le Client. Le Prestataire met à disposition du Client une application web sécurisée accessible via Internet. Le service comprend notamment :

• Accès au logiciel EgidX en mode hébergé : le Client bénéficie d’un droit d’utilisation du logiciel EgidX, via une connexion internet, pour le nombre d’utilisateurs prévus à son abonnement (profils superviseur et agent définis ci-après). Le logiciel est accessible à distance et aucune installation on-premise n’est proposée ni autorisée dans le cadre de cette offre.
• Hébergement cloud des environnements de test et de production : le Prestataire assure l’hébergement des données et de l’application EgidX sur une infrastructure cloud sécurisée (plateforme Microsoft Azure, OVH ou équivalente) qu’il administre. Deux environnements (production et test/préproduction) sont mis à disposition du Client sauf demande explicite du client pour un seul environnement de production. Les ressources d’hébergement (espace disque, traitement, sauvegardes, etc.) sont ajustées en fonction de l’usage du Client. Le Prestataire veille à la disponibilité, la maintenance technique et la sécurité de ces environnements selon les modalités de l’article 7 (disponibilité du service).
• Support technique et maintenance de base : le Client bénéficie d’un support technique et fonctionnel de premier niveau pour l’utilisation courante d’EgidX. Ce support est fourni par le Prestataire selon les conditions définies au contrat de support séparé, le document est fourni à la demande du client. Il couvre notamment l’assistance par courriel ou portail dédié durant les heures ouvrables, la correction des éventuels incidents couverts et les mises à jour standard du logiciel EgidX. Le support de base est indissociable de l’abonnement EgidX et fait l’objet de frais mensuels additionnels (voir article 4.1 ci-après). NB : Le contrat de support qui précise le périmètre et les modalités du support est distinct des présentes CGV.
• Mises à jour et évolutions du logiciel : le Prestataire pourra faire évoluer la solution EgidX (correctifs, améliorations, nouvelles versions) et en déployer les mises à jour sur l’infrastructure hébergée. Ces opérations de maintenance applicative sont incluses dans l’offre SaaS et seront planifiées de façon à minimiser l’impact sur la disponibilité du service (conformément à l’article 7).

Services exclus : Tout service non explicitement décrit ci-dessus est hors du périmètre de l’offre standard EgidX. En particulier, ne sont pas compris dans l’abonnement de base : les développements spécifiques, les adaptations sur mesure, la formation des utilisateurs, le support avancé au-delà du support de base, ou toute prestation de conseil sur site. Ces services complémentaires peuvent faire l’objet de contrats ou devis séparés. De même, l’accès à une éventuelle API publique ou interface d’échange de données n’est pas inclus dans l’offre actuelle (un accès API pourra être proposé ultérieurement sous des conditions à définir, sans incidence sur les présentes CGV tant qu’il n’est pas intégré à l’offre). Le Prestataire ne fournit pas non plus l’équipement matériel, la connectivité internet ou les logiciels tiers du côté du Client nécessaires pour accéder au service (ceux-ci sont à la charge et sous la responsabilité du Client).

Article 3 – Souscription et commande

Le Client peut souscrire à l’offre EgidX en contactant directement le Prestataire (par exemple via l’adresse info@egidx.fr ou tout autre canal commercial indiqué sur le site du Prestataire). Le Prestataire établit alors un contrat de service ou un devis reprenant les conditions de l’abonnement (nombre d’utilisateurs superviseurs et agents, ressources d’hébergement, etc.) que le Client doit accepter et signer pour confirmation. La signature du contrat de service par le Client vaut commande ferme de l’abonnement EgidX et acceptation sans réserve des prix, des présentes CGV et, le cas échéant, des conditions particulières mentionnées au contrat (ou annexes).

Le paiement de l’abonnement peut être effectué selon les modalités convenues avec le Prestataire, notamment par prélèvement automatique SEPA, par virement bancaire sur le compte indiqué par le Prestataire, ou par tout moyen de paiement en ligne accepté par le Prestataire. Le Prestataire se réserve le droit de ne pas activer ou de suspendre l’accès au service en cas de refus d’autorisation de paiement de la part des organismes bancaires accrédités, ou en cas de non-paiement selon les conditions prévues (voir article 5).

Une fois la commande validée et les éventuels premiers paiements effectués, le Prestataire procède à la création des environnements EgidX du Client. Le Client recevra les informations nécessaires pour accéder à son espace (URL, identifiants de connexion initiaux, etc.). Sauf indication contraire, le service est généralement opérationnel dans un délai raisonnable suivant la confirmation de commande (par exemple sous quelques jours ouvrés). En cas d’impossibilité technique avérée empêchant la mise en service d’EgidX pour le Client (cas rarissime), le Prestataire en informera le Client par écrit et proposera soit une solution alternative, soit le remboursement des sommes éventuellement déjà versées.

Pour toute question relative à la mise en place ou au suivi de l’abonnement, le Client peut contacter le Prestataire aux coordonnées de support fournies (par exemple via le portail Helpdesk ou l’adresse email de support dédiée). Le Prestataire s’efforcera de répondre dans les meilleurs délais aux sollicitations du Client dans le cadre du support de base.

Article 4 – Tarifs de l’abonnement

4.1 Structure de prix L’abonnement à EgidX est proposé sous forme d’une redevance périodique (mensuelle ou annuelle selon la formule choisie). Le tarif de base est calculé en fonction des éléments suivants :

• a) Licence Superviseur – utilisateur administrateur/superviseur : 99,90 € HT par mois, par utilisateur.
• b) Licence Agent – utilisateur agent (accès limité) : 9,90 € HT par mois, par utilisateur.
• c) Hébergement SaaS (infrastructure cloud, environnements de test et production) : coût variable ajusté selon l’usage effectif en ressources. Les critères pouvant influencer le coût d’hébergement incluent notamment le volume de documents et d’images stockés, l’espace disque utilisé, la bande passante consommée et de manière générale les ressources cloud nécessaires au bon fonctionnement du service pour le Client. Le Prestataire fournit une estimation du coût d’hébergement lors de la commande en fonction des besoins initialement prévus. Ce coût pourra être réajusté périodiquement (généralement mensuellement ou trimestriellement) pour refléter l’utilisation réelle du service par le Client. En cas d’évolution notable de l’usage (par ex. augmentation significative du volume de données), le Prestataire en informera le Client et le tarif d’hébergement sera adapté en conséquence, selon les tarifs cloud en vigueur.

À ces composantes de base (a + b + c) s’ajoute le coût du support technique et maintenance de base. Ce frais de support est facturé mensuellement à hauteur de 20 % du total cumulé des éléments a), b) et c) ci-dessus. Ce pourcentage couvre la mise à disposition du service support standard décrit à l’article 2 (support de premier niveau, assistance utilisateur, correctifs mineurs, etc.). Il est calculé sur la même base périodique que l’abonnement (chaque mois, sur le montant des licences et de l’hébergement du mois).

Les tarifs indiqués s’entendent hors taxes (HT). La TVA ou les taxes applicables (notamment la TVA suisse ou TVA française selon le cas) seront ajoutées en sus au taux en vigueur au moment de la facturation, en fonction du lieu de facturation et du statut fiscal du Client.

4.2 Révision des prix Les tarifs de l’abonnement EgidX sont susceptibles d’évoluer dans le temps. Le Prestataire peut réviser le prix des licences ou de l’hébergement, par exemple en cas d’évolution de ses propres coûts (licences tierces, infrastructure cloud, inflation, etc.) ou lors de l’ajout de nouvelles fonctionnalités substantielles au service. Toute modification tarifaire sera communiquée par écrit au Client avec un préavis d’au moins 60 jours avant son entrée en vigueur. Le Client disposera alors de la possibilité, s’il le souhaite, de résilier son abonnement dans les conditions de l’article 6 (notamment si la modification tarifaire ne lui convient pas), la résiliation prenant effet à la fin de la période d’abonnement en cours, sous réserve du respect du préavis requis. À défaut de résiliation, le nouveau tarif sera appliqué à l’abonnement du Client à compter de la date indiquée dans la communication. Le Prestataire s’engage à ce que toute hausse de prix soit raisonnable et justifiée. Par ailleurs, les taux des licences a) et b) pourront être indexés annuellement sur un indice de coût (par exemple l’indice suisse des prix à la consommation ou un indice équivalent) pour compenser l’inflation, ce qui sera également notifié préalablement au Client.

Article 5 – Facturation et modalités de paiement

5.1 Facturation de l’abonnement Sauf convention particulière dans le contrat, la facturation de l’abonnement EgidX s’effectue mensuellement et à échoir. Le Prestataire émet une facture par période d’abonnement (par mois calendaire, ou par année si l’abonnement annuel a été choisi). Chaque facture détaille le montant des licences (superviseur et agent) en fonction du nombre d’utilisateurs enregistrés pour la période concernée, le montant des frais d’hébergement (ajustés sur la base de l’usage effectif du mois écoulé ou à échoir selon accord), ainsi que le montant du support (20% du total licences + hébergement). Des factures séparées ou complémentaires peuvent être émises pour des services optionnels ou usages exceptionnels non inclus dans l’offre standard, après accord du Client (par ex. intervention de support hors périmètre, augmentation exceptionnelle de ressources, etc.).

Par défaut, les factures sont émises au début de chaque mois pour la période du mois en cours (sauf choix d’un paiement annuel, où la facture est émise au début de la période annuelle). Le Client accepte que les factures puissent être transmises par voie électronique (email) à l’adresse qu’il aura fournie, sauf demande contraire de sa part pour un envoi postal. Le prix de l’abonnement est payable en totalité et en un seul versement à réception de la facture, sauf mention contraire. Cette exigibilité immédiate sera indiquée sur la facture.

5.2 Modalités de paiement Le Client s’engage à régler les factures d’abonnement selon les modalités convenues avec le Prestataire. Le règlement peut s’effectuer :

• Par prélèvement automatique : en fournissant ses coordonnées bancaires (IBAN/BIC) pour mise en place d’un mandat de prélèvement SEPA (ou LSV pour la Suisse), le Client autorise le Prestataire à prélever le montant de chaque facture à la date d’échéance convenue. Le Prestataire informera le Client du montant et de la date de chaque prélèvement (généralement mentionnés sur la facture).
• Par virement bancaire : le Client peut régler par virement sur le compte bancaire indiqué par le Prestataire sur la facture (en mentionnant la référence de facture). Le paiement est réputé réalisé une fois le montant crédité sur le compte du Prestataire.
• Par carte bancaire ou autre moyen en ligne (le cas échéant) : si le Prestataire propose un paiement en ligne, le Client pourra s’acquitter via la plateforme sécurisée indiquée.

Les éventuels frais bancaires (par ex. pour virements internationaux) sont à la charge du Client. Le Prestataire se réserve le droit, à tout moment, d’exiger un paiement d’avance ou une garantie de paiement si la situation financière du Client le justifie ou en cas d’incidents de paiement antérieurs.

5.3 Retard ou défaut de paiement En cas de retard de paiement d’une facture par rapport à sa date d’échéance, des pénalités de retard pourront être appliquées de plein droit, sans qu’un rappel ne soit nécessaire. Sauf stipulation contraire impérative, le taux d’intérêt des pénalités de retard est fixé à 5% l’an (taux légal en vigueur en Suisse) calculé par jour de retard à compter du jour suivant l’échéance de la facture impayée. En outre, le Client en retard de paiement supportera tous les frais de recouvrement engagés par le Prestataire, y compris les frais de rappel, frais de contentieux et honoraires raisonnables d’avocat, dans la mesure permise par la loi.

Si le Client ne paie pas une facture à échéance, le Prestataire se réserve le droit de suspendre l’accès au service EgidX jusqu’au règlement complet des sommes dues. Le Prestataire notifiera préalablement le Client (par email ou tout moyen écrit) de la suspension imminente en l’invitant à remédier au manquement. La suspension du service n’exonère pas le Client de son obligation de paiement pour la période concernée, et le Prestataire ne pourra être tenu responsable des conséquences de la suspension sur l’activité du Client (voir aussi article 12 sur la limitation de responsabilité).

En cas d’incidents de paiement répétés ou de manquement grave du Client à ses obligations de paiement, le Prestataire pourra décider de la résiliation du contrat pour faute du Client dans les conditions de l’article 6.3, sans préjudice de son droit de recouvrer l’intégralité des montants dus et des dommages-intérêts éventuels.

Article 6 – Durée de l’abonnement, reconduction et résiliation

6.1 Durée initiale et reconduction tacite Le contrat d’abonnement à EgidX est conclu pour une durée initiale ferme de 12 mois à compter de la date de mise en service (sauf accord particulier d’une durée plus longue dans le contrat). Cette période minimale d’engagement est irrévocable, hormis les cas de résiliation pour manquement prévus à l’article 6.3 ou cas de force majeure. À l’issue de la période initiale de 12 mois, l’abonnement est reconduit tacitement pour une durée indéterminée par périodes mensuelles successives (ou par périodes annuelles successives si le Client a opté pour un paiement annuel et que cette modalité est reconduite). En pratique, après la première année d’engagement, l’abonnement se poursuit automatiquement sans action nécessaire, aux mêmes conditions, jusqu’à ce que l’une des parties y mette fin conformément au présent article. Cette souplesse permet au Client de continuer à bénéficier du service sans interruption.

6.2 Résiliation à l’initiative du Client (après période minimale) Le Client peut résilier son abonnement à tout moment une fois la période initiale d’engagement de 12 mois écoulée. La résiliation doit être notifiée au Prestataire par écrit (par courrier recommandé ou courriel avec accusé de réception) en respectant un préavis d’au moins 30 jours. Conformément à la formule d’abonnement mensuelle, la résiliation prendra effet à l’issue de la période mensuelle en cours suivant l’expiration du préavis. Par exemple, si le contrat a débuté le 5 février d’une année et que le Client notifie sa résiliation le 15 mai de l’année suivante (après l’engagement initial), alors l’abonnement prendra fin le 5 juillet au plus tard (fin de la période mensuelle en cours après le préavis d’un mois à compter de la notification). Durant le préavis, le contrat reste pleinement en vigueur et le Client reste tenu de ses obligations de paiement jusqu’à la date de fin effective.

Si le Client avait opté pour un abonnement avec facturation annuelle et qu’il souhaite résilier après la première année, la résiliation en cours d’année postérieure donnera lieu, au choix du Prestataire, soit à un avoir ou un remboursement prorata temporis des mois restants payés d’avance non utilisés, soit au maintien de l’accès jusqu’à la fin de la période déjà payée sans renouvellement. Le Client est invité à se rapprocher du Prestataire pour convenir des modalités dans ce cas de figure.

Important : Toute demande de résiliation du Client intervenant avant l’échéance de la période minimale de 12 mois (c’est-à-dire une résiliation anticipée pendant la première année) ne sera pas prise en compte et n’exonèrera pas le Client de ses engagements. Le Prestataire sera en droit de facturer l’intégralité des redevances restant dues jusqu’à la fin de la période minimale d’abonnement, ainsi que, le cas échéant, les frais non récupérables engagés pour le compte du Client. En outre, une indemnité compensatoire pourra être réclamée par le Prestataire afin de compenser la perte de gains subie du fait de l’arrêt prématuré de l’abonnement. Le Client reconnaît que les conditions tarifaires de l’offre sont établies sur la base d’un engagement minimum et qu’une résiliation anticipée sans faute du Prestataire remettrait en cause l’équilibre économique du contrat.

6.3 Résiliation pour manquement ou faute (clauses résolutoires) En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations contractuelles, l’autre partie pourra procéder à la résiliation anticipée du contrat, sous réserve de respecter les conditions suivantes : la partie victime du manquement devra notifier par écrit (par lettre recommandée ou email avec accusé de réception) à la partie défaillante la nature du manquement invoqué et la mise en demeure d’y remédier. Si, après un délai de 10 jour calendaire à compter de la réception de cette notification, le manquement n’est pas corrigé ou demeure non réparé, le contrat pourra être résilié de plein droit, sans autre préavis, par simple notification écrite de la partie lésée. La résiliation pour faute se fera sans indemnité au profit de la partie fautive, et sans préjudice des dommages-intérêts auxquels pourrait prétendre la partie non fautive en réparation du préjudice subi du fait des manquements constatés. Parmi les manquements graves justifiant une telle résiliation, on peut notamment citer, de façon non exhaustive : le non-paiement répété par le Client des factures arrivées à échéance, malgré relances; en ce qui concerne le Prestataire, un manquement répété à son obligation fondamentale de fournir l’accès au service (en dehors des cas de force majeure ou de maintenance planifiée) ou toute violation avérée de la confidentialité des données du Client. Dans tous les cas, la résiliation pour faute n’exonère pas le Client du paiement des services déjà fournis jusqu’à la date d’effet de la résiliation.

6.4 Effets de la fin de contrat et Réversibilité Quelle que soit la cause de la cessation du contrat (arrivée du terme, résiliation par le Client ou pour faute), la date de fin de l’abonnement entraîne l’arrêt des accès du Client au service EgidX à compter de cette date. Le Prestataire s’engage, à la demande du Client, à fournir une copie des données du Client hébergées dans EgidX sous un format standard exploitable (par exemple export de base de données, fichiers, etc.), à condition que cette demande soit formulée avant la fin du contrat ou au plus tard dans les 30 jours suivant. Au-delà de ce délai de 30 jours après la fin effective, le Prestataire pourra procéder à la suppression des données du Client de ses serveurs (sauf si des obligations légales ou réglementaires lui imposent une conservation plus longue de certaines données). Il appartiendra donc au Client d’anticiper la récupération de ses données et de prendre, le cas échéant, ses dispositions pour assurer la continuité de son activité en dehors du service EgidX.

Précision sur la Réversibilité : Dans le cadre de l'engagement de réversibilité, le Prestataire garantit que les données brutes (registres, mains courantes, événements) seront restituées dans des formats ouverts et documentés (CSV, XML ou JSON) et que les fichiers attachés (PDF, Images) seront restitués dans leur format natif sous forme d'archive compressée (ZIP), permettant leur réexploitation par le Client.

Les clauses des présentes CGV qui par nature survivent à la fin du contrat (telles que les obligations de confidentialité, la propriété intellectuelle, les limitations de responsabilité, etc.) continueront de produire leurs effets malgré la fin de la relation contractuelle.

Article 7 – Disponibilité du service et maintenance (SLA)

Le Prestataire s’efforce d’assurer une disponibilité du service de 99,5 %. Toutefois, cette disponibilité est tributaire de la disponibilité effective de la plateforme d’hébergement cloud tierce utilisée (ex: Microsoft Azure, OVH). En conséquence, les interruptions de service imputables à l'hébergeur tiers ne seront pas comptabilisées comme des indisponibilités imputables au Prestataire.

Maintenance planifiée : Le Prestataire pourra avoir besoin d’interrompre temporairement l’accès à EgidX pour réaliser des opérations de maintenance technique, des mises à jour ou des interventions sur l’infrastructure. Dans la mesure du possible, ces maintenances sont effectuées en dehors des heures ouvrées usuelles. Le Prestataire informera le Client de toute opération de maintenance programmée susceptible d’impacter la disponibilité du service avec un préavis d’au moins 48 heures. Cette information sera communiquée par email aux contacts désignés du Client ou via le portail dédié. Le Prestataire s’efforcera de limiter la durée de chaque interruption planifiée et de la réaliser sur des créneaux horaires convenant au plus grand nombre (nuit, week-end, etc. si possible).

Pannes et incidents imprévus : En cas d’interruption imprévue du service (incident technique, panne matérielle, cyberattaque, etc.), le Prestataire s’engage à mobiliser ses équipes pour restaurer le service dans les meilleurs délais. Le Client sera informé dès que possible de la nature du problème et des mesures prises. Le Prestataire met en place des systèmes de supervision et d’alerte permettant de détecter rapidement les anomalies et a prévu des procédures de sauvegarde et de reprise afin de minimiser la perte de données et le temps d’indisponibilité en cas d’incident grave.

Niveaux de Service de Support (SLA) : En cas d'anomalie signalée, le Prestataire s'engage sur les délais d'intervention suivants (heures ouvrées) :

• Anomalie Bloquante (Service inaccessible ou fonction critique inopérante sans contournement) : Prise en compte sous 2 heures / Objectif de résolution ou contournement sous 8 heures.
• Anomalie Majeure (Fonctionnalité dégradée mais service utilisable) : Prise en compte sous 4 heures / Objectif de résolution ou contournement sous 48 heures.
• Anomalie Mineure (Gêne cosmétique ou mineure) : Prise en compte sous 24 heures / Résolution dans la prochaine mise à jour planifiée.

Support technique : Dans le cadre du support de base inclus dans l’abonnement (cf. articles 2 et 4), le Prestataire met à disposition du Client un canal de support pour signaler les incidents et poser des questions relatives à l’utilisation d’EgidX. Ce support de premier niveau est accessible les jours ouvrables de 9h à 17h (heures locales du Prestataire) via le portail d’assistance en ligne ou par courrier électronique (à l’adresse de support communiquée, par ex. helpdesk@egidx.fr). Le Prestataire fera ses meilleurs efforts pour apporter une réponse initiale dans un délai raisonnable (généralement sous 1 jour ouvré) et pour résoudre les incidents relevant du support de base dans les plus brefs délais. Le niveau de service exact du support (SLA de temps de réponse/résolution) peut être précisé dans le contrat de support séparé. Pour des besoins de support étendu (horaires supplémentaires, support sur site, garantie de temps de rétablissement, etc.), un accord spécifique (contrat de support premium) devra être conclu moyennant des conditions financières additionnelles.

Si le taux de disponibilité réel du service sur un mois donné s’avérait inférieur à l’engagement de 99,5% (hors causes exclues), le Prestataire s’engage à en informer le Client et à étudier avec lui des mesures correctives. Des crédits de service ou remises commerciales pourront être envisagés par le Prestataire à titre de compensation, sans que cela constitue une obligation systématique, et sous réserve que l’indisponibilité ne soit pas due à un cas de force majeure ou à un manquement du Client à ses propres obligations (par ex. faute de l’utilisateur, problème de réseau internet du côté du Client, etc.).

Article 8 – Obligations du Client et utilisation du service

Le Client s’engage à utiliser le service EgidX conformément à sa destination professionnelle et aux termes du contrat. À ce titre, il lui incombe de respecter les obligations suivantes :

• Conformité et légalité de l’utilisation : Le Client est seul responsable des données qu’il saisit, stocke ou traite via EgidX, ainsi que de l’usage fonctionnel qu’il fait du logiciel. Il s’engage à n’utiliser le service que pour des finalités licites et dans le respect des lois et réglementations en vigueur (notamment en matière de protection des données personnelles, voir article 11). Le Client s’interdit d’utiliser EgidX pour stocker ou diffuser tout contenu illégal, illicite, diffamatoire ou portant atteinte aux droits de tiers. Il veillera également à respecter les éventuelles réglementations spécifiques de son secteur d’activité et à ne pas solliciter du Prestataire des traitements non conformes à ces réglementations sans accord préalable.
• Accès et sécurité : Le Client est responsable de la protection des identifiants de connexion (logins et mots de passe) de ses utilisateurs du service. Il doit veiller à ce que ces accès ne soient communiqués qu’aux personnes autorisées au sein de son organisation. Le Client notifiera sans délai le Prestataire en cas de suspicion d’accès non autorisé à son instance EgidX ou de compromission d’un identifiant, afin que le Prestataire prenne les mesures adaptées (ex : réinitialisation de mot de passe). Le Client est également responsable de la bonne configuration des droits utilisateurs au sein du logiciel (par exemple, distinction des comptes superviseur vs agent, limitations d’accès internes) en fonction du principe de moindre privilège.
• Infrastructure côté Client : L’utilisation d’EgidX requiert un équipement adéquat du côté du Client (poste de travail ou terminal mobile, navigateur internet à jour, connexion réseau performante). Il appartient au Client de disposer d’une connexion Internet suffisante et des équipements informatiques nécessaires pour accéder au service dans de bonnes conditions. Le Prestataire ne saurait être tenu pour responsable des dysfonctionnements ou limitations du service dus à des déficiences de l’infrastructure du Client (par exemple, une connexion internet insuffisante, un pare-feu bloquant l’accès, un matériel obsolète ou infecté par des virus du côté du Client, etc.).
• Coopération et information : Le Client s’engage à coopérer de bonne foi avec le Prestataire pour la bonne exécution du contrat. Il fournira au Prestataire toutes les informations utiles sur ses besoins et contraintes propres à l’utilisation du service. En cas de demande d’assistance ou d’incident à signaler, le Client s’efforcera de communiquer des informations suffisamment détaillées (captures d’écran, description du problème, etc.) afin de faciliter le diagnostic. Le Client désignera un interlocuteur technique et/ou fonctionnel référent pour échanger avec le Prestataire, notamment dans le cadre du support.
• Usage raisonnable des ressources : Le Client veillera à ne pas utiliser le service de manière abusive ou de nature à compromettre la stabilité de la plateforme. Par exemple, il évitera de lancer des opérations massives non contrôlées susceptibles de saturer les ressources (imports/ exports volumineux en boucle, envois massifs d’emails depuis le système sans accord, etc.) sans en avertir le Prestataire. De même, il est interdit au Client de procéder à du reverse engineering, du contournement de sécurité ou toute tentative d’intrusion dans les systèmes du Prestataire. En cas d’utilisation déraisonnable ou d’actions perturbatrices de la part du Client mettant en danger la bonne fourniture du service pour l’ensemble des clients, le Prestataire se réserve le droit de suspendre temporairement le service conformément à l’article 5.3 et/ou de prendre toute mesure technique pour préserver l’intégrité de sa plateforme, après en avoir informé le Client si possible.

Audit de Conformité : Le Prestataire se réserve le droit de procéder à des audits (sur pièces ou à distance) pour vérifier la conformité de l'utilisation du service par le Client, notamment le respect du nombre de licences utilisateurs souscrites et l'absence d'utilisation frauduleuse ou abusive. En cas de dépassement constaté, une régularisation tarifaire rétroactive sera appliquée.

Le Client est informé qu’il demeure propriétaire des données qu’il traite via EgidX (voir article 11 sur la protection des données). À ce titre, il lui appartient d’en assurer la sauvegarde locale s’il le souhaite en complément des sauvegardes effectuées par le Prestataire, et de récupérer ses données avant la fin du contrat. Le Client reconnaît également que la qualité du service dépend pour partie de ses propres actions (qualité des données saisies, formation adéquate de ses utilisateurs, etc.) et il s’engage à ne pas dénigrer le Prestataire en cas de conséquences découlant d’une mauvaise utilisation du logiciel par ses équipes. En cas de doute sur l’utilisation ou pour toute question, le Client peut solliciter le support du Prestataire.

Article 9 – Propriété intellectuelle

Le logiciel EgidX, dans toutes ses composantes (application, code source, design, base de données, documentation, etc.), est et demeure la propriété exclusive de Syentys SA et/ou de ses éventuels concédants. La fourniture du service EgidX au titre de l’abonnement n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client. Le Client bénéficie d’un droit d’usage limité, non-exclusif et non-transférable sur le logiciel EgidX, strictement pour les besoins professionnels internes de son organisation et pour le nombre d’utilisateurs autorisés par son contrat d’abonnement.

Le présent droit d’utilisation est valable pendant la durée du contrat d’abonnement et cesse automatiquement à la fin de celui-ci. Le Client n’est pas autorisé à : copier, modifier, décompiler, procéder à l’ingénierie inverse (reverse engineer), désassembler tout ou partie du logiciel EgidX, ni chercher à accéder ou altérer son code source, sauf dans la mesure permise impérativement par la loi (et dans ce cas, uniquement après avoir sollicité le Prestataire). De même, le Client s’interdit de céder, sous-licencier, mettre à disposition ou louer l’accès au logiciel EgidX à des tiers non autorisés sans l’accord écrit préalable du Prestataire.

Tous les textes, logos, graphismes, éléments d’interface et contenus présents dans le logiciel ou sur le site d’EgidX sont protégés par le droit d’auteur, le droit des marques et/ou autres droits de propriété intellectuelle. Toute utilisation non expressément autorisée par le Prestataire au titre du présent contrat est illicite. Le Client s’engage à respecter les mentions de propriété et de copyright éventuellement apposées sur le logiciel ou la documentation. Il s’engage également à ne pas retirer ou masquer ces mentions.

Propriété des contenus Client : Par dérogation, le Client conserve la propriété intellectuelle et commerciale exclusive de ses Données, ainsi que des modèles de rapports, formulaires, consignes et paramétrages spécifiques (workflows) qu'il crée ou configure sur la plateforme dans le cadre de son exploitation.

Le Prestataire garantit qu’il dispose des droits nécessaires pour concéder l’usage du logiciel EgidX au Client. Dans l’hypothèse où un tiers engagerait une action en contrefaçon à l’encontre du Client liée au logiciel EgidX, le Prestataire prendra fait et cause pour le Client, à condition d’être averti sans délai de l’existence de cette revendication et que le Client collabore pleinement. Le Prestataire pourra, à son choix et à ses frais, soit procurer au Client le droit de continuer à utiliser le logiciel, soit remplacer ou modifier le logiciel de sorte à éviter toute contrefaçon alléguée, soit, si aucune de ces solutions n’est raisonnablement envisageable, mettre fin à l’abonnement en remboursant le Client des redevances déjà payées pour la période restante. Cette garantie de contrefaçon est limitée aux éléments du logiciel fournis par le Prestataire et ne couvre pas une utilisation détournée ou non-conforme par le Client. Elle constitue l’unique recours du Client en matière de contrefaçon. En dehors de cette hypothèse, le Prestataire ne fait aucune autre concession de droits de propriété intellectuelle que celles expressément stipulées aux présentes.

Article 10 – Confidentialité

Chacune des parties s’engage à conserver strictement confidentiels tous les documents, informations et données, de quelque nature que ce soit, émanant de l’autre partie et dont elle pourrait avoir connaissance à l’occasion de l’exécution du contrat (notamment toutes informations commerciales, techniques, financières, bases de données, codes d’accès, etc., relatifs au Client ou au Prestataire). Plus précisément, le Prestataire considère comme confidentielles les données du Client hébergées dans EgidX ainsi que toute information transmise par le Client dans le cadre du support ou de la relation commerciale. Ces informations ne seront consultées ou utilisées que par les personnels du Prestataire ayant besoin d’en connaître pour l’exécution des services (administration technique, support, etc.), et ne seront pas divulguées à des tiers sans l’autorisation écrite préalable du Client. De son côté, le Client s’engage à ne pas divulguer les informations techniques ou tarifaires du Prestataire, ni les éventuels secrets de fabrication ou savoir-faire auxquels il pourrait accéder concernant le logiciel EgidX. En particulier, le Client ne communiquera pas à des tiers les documents contractuels, documentations ou résultats de tests relatifs à EgidX sans accord du Prestataire.

Les obligations de confidentialité ne s’appliquent pas aux informations qui sont ou deviennent publiquement disponibles sans faute de la partie qui les divulgue, ni aux informations légitimement obtenues d’un tiers autorisé à les divulguer, ni à celles qu’une partie peut être contrainte de révéler en vertu d’une obligation légale, réglementaire ou judiciaire (dans ce cas, uniquement aux destinataires autorisés et en informant préalablement l’autre partie dans la mesure du possible). Les parties garantissent le respect de ces engagements de confidentialité par leurs employés, sous-traitants et éventuels prestataires autorisés. Les engagements de confidentialité demeureront en vigueur pendant toute la durée du contrat et pour une période de cinq (5) ans suivant son expiration ou sa résiliation (sauf prolongation écrite ou disposition légale imposant une durée plus longue). En cas de manquement avéré à cette obligation, la partie défaillante s’expose à des actions en responsabilité et au versement de dommages-intérêts à l’autre partie.

Il est entendu qu’aucune clause de confidentialité distincte n’a été signée entre les parties à la date de conclusion du présent contrat, sauf mention contraire. Le cas échéant, si un accord de non-divulgation (NDA) a été conclu antérieurement entre les parties, ses dispositions viendront compléter les présentes et s’appliqueront de plein droit à l’exécution du contrat.

Article 11 – Protection des données personnelles

Dans le cadre de l’utilisation du service EgidX, le Client est susceptible de stocker et traiter des données à caractère personnel (concernant par exemple ses employés, collaborateurs, clients ou toute personne physique identifiée par le biais du logiciel). Le Prestataire, en tant que fournisseur de la solution logicielle et hébergeur des données, agit le plus souvent en qualité de sous-traitant au sens de la législation sur la protection des données (RGPD – Règlement (UE) 2016/679, Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) révisée, et lois nationales applicables). Le Client conserve quant à lui la qualité de responsable de traitement pour les données qu’il intègre et exploite via EgidX.

À ce titre :

• Conformité légale : Chaque partie s’engage à respecter les dispositions légales qui lui incombent en matière de protection des données personnelles. Le Client garantit que les données qu’il traite via EgidX sont collectées et traitées de manière loyale et licite, et qu’il a le droit (base légale adéquate) de les utiliser dans le cadre du service. Il s’engage à informer les personnes concernées de l’utilisation de leurs données dans EgidX si requis. Le Prestataire s’engage de son côté à traiter les données personnelles du Client uniquement sur instruction documentée de celui-ci, dans le seul but de fournir le service (hébergement, maintenance, support), et à ne pas les exploiter à d’autres fins (marketing, etc.) sans consentement ou instruction du Client.
• Sécurité et confidentialité : Le Prestataire met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles hébergées contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé. Ces mesures incluent notamment le contrôle des accès aux serveurs, le chiffrement des connexions (ex : protocole HTTPS), des sauvegardes régulières, et toute autre mesure conforme à l’état de l’art en matière de sécurité informatique. Le personnel du Prestataire susceptible d’accéder aux données du Client dans le cadre du support ou de l’administration est soumis à une obligation stricte de confidentialité (voir article 10). En cas de violation de données (data breach) impliquant les données personnelles du Client, le Prestataire notifiera le Client dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance, en fournissant toute information utile sur la nature de l’incident et les mesures prises pour y remédier. Il appartiendra alors au Client, en tant que responsable de traitement, de notifier si nécessaire cette violation aux autorités compétentes et/ ou aux personnes concernées, sauf si le Prestataire se propose contractuellement de le faire en son nom.
• Sous-traitance ultérieure : Le Client autorise le Prestataire à recourir à des sous-traitants ultérieurs (sous-traitants secondaires) pour l’hébergement et certaines opérations de maintenance, dans la mesure nécessaire à la fourniture du service. Par exemple, l’utilisation de la plateforme cloud Microsoft Azure implique que Microsoft agit en sous-traitant ultérieur pour l’hébergement des données. Le Prestataire s’assure que ces sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection des données conformes aux exigences légales. La liste des principaux sous-traitants utilisés (hébergeur, etc.) peut être communiquée au Client sur demande. Le Prestataire demeure responsable envers le Client de l’exécution par ses sous-traitants de leurs obligations en matière de protection des données.
• Localisation des données : Par principe, le Prestataire privilégie une localisation des données dans un centre de données situé soit en Suisse, soit au sein de l’Union Européenne (UE) selon le lieu d’établissement du Client ou ses préférences, de manière à garantir un niveau de protection adéquat. Si, pour des raisons techniques ou d’optimisation, des données devaient être traitées hors de ces zones, le Prestataire s’engage à ce que ce transfert intervienne vers un pays disposant d’une décision d’adéquation ou encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne, etc.), de façon à maintenir un niveau de protection équivalent à celui du RGPD.
• Contrat de traitement (Addendum RGPD) : Si le Client est soumis au RGPD (par exemple, s’il est établi dans l’UE ou traite des données de ressortissants de l’UE), les parties reconnaissent la nécessité de formaliser un avenant de traitement des données (Data Processing Agreement - DPA) afin de détailler les obligations spécifiques de chacune concernant les données personnelles (durée de conservation, assistance du Prestataire, audits, sort des données en fin de contrat, etc.). Un tel document pourra être annexé au contrat ou proposé par le Prestataire. En l’absence de DPA distinct, les présentes CGV valent contrat de sous-traitance simplifié, le Prestataire s’engageant à respecter les obligations légales d’un sous-traitant et le Client celles d’un responsable de traitement.

Sécurité Technique Avancée et Traçabilité : Le Prestataire s'engage à maintenir une politique de sécurité conforme aux règles de l'art en matière de sécurité informatique, incluant à la demande du client le chiffrement des données au repos (AES-256), la gestion stricte des vulnérabilités et la séparation logique des environnements clients. Par ailleurs, pour répondre aux exigences de traçabilité du secteur de la sécurité, le système enregistre les traces d'activité (logs de connexion, modification, suppression). Ces journaux sont conservés pendant 12 mois glissants et sont accessibles au Client en cas d'audit.

Le Client conserve l’entière propriété des données personnelles (et autres) qu’il exploite via EgidX. Le Prestataire n’en acquiert aucun droit hormis celui de les héberger et d’y accéder pour besoin de maintenance/support. À tout moment, le Client peut récupérer une copie de ses données (directement via les fonctionnalités d’export du logiciel, ou par demande au Prestataire). En fin de contrat, le Prestataire restituera ou détruira les données selon les instructions du Client, comme précisé à l’article 6.4.

Article 12 – Applications Mobiles et Mode Déconnecté

L'utilisation des applications mobiles EgidX nécessite des terminaux (Smartphones/Tablettes) disposant d'un système d'exploitation récent et supporté (Android ou iOS, versions n-2 minimum). Le Client est seul responsable de la mise à jour de ses terminaux et de leur sécurisation (antivirus, interdiction du "rooting/jailbreak"). L'application mobile est conçue pour permettre la continuité des opérations critiques (rondes, PTI, main courante) en zone blanche (perte de réseau). Les données sont stockées localement de manière chiffrée sur le terminal et la synchronisation s'effectue automatiquement dès le rétablissement de la connexion. Le Client reconnaît que certaines fonctionnalités nécessitant un accès serveur temps réel (ex: notifications push instantanées superviseur) sont inopérantes en mode déconnecté.

Article 13 – Limitation de responsabilité du Prestataire

Le Prestataire s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture d’un service de qualité conformément aux usages de la profession et à la description du service dans le présent contrat. Néanmoins, le Client reconnaît que l’état de l’art en matière de logiciels et de services en ligne ne permet pas de garantir que le service EgidX sera absolument exempt d’erreurs ou d’interruptions imprévues. Le Prestataire ne garantit pas que le logiciel répondra à toutes les exigences spécifiques du Client ni que le service fonctionnera sans discontinuité ni bug en toutes circonstances. Le Prestataire s’engage à remédier aux dysfonctionnements bloquants signalés par le Client dans le cadre du support, dans des délais raisonnables, et à fournir les mises à jour correctives dès qu’elles seront disponibles, constituant ainsi l’obligation principale de garantie du Prestataire.

De plus, la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée dans les cas suivants : (a) si le dommage invoqué résulte en tout ou partie d’une faute ou négligence du Client, d’une mauvaise utilisation du service ou du non-respect des conseils donnés par le Prestataire; (b) si le dommage est dû à un fait imprévisible et insurmontable d’un tiers étranger à la fourniture du service (par ex. défaillance d’un fournisseur d’accès internet, panne généralisée du réseau mondial, attaque informatique de grande ampleur malgré les protections en place); (c) en cas de force majeure telle que définie à l’article 14 (ex 13). Le Client admet en outre que le Prestataire n’a pas de contrôle sur les éventuels logiciels tiers pouvant interagir avec EgidX (par exemple, compatibilité du navigateur web utilisé, modules complémentaires non fournis par le Prestataire, etc.), et que le Prestataire n’assume aucune responsabilité quant aux problèmes provenant de ces éléments tiers ou de l’environnement technique du Client.

En aucun cas, le Prestataire ou ses dirigeants/employés ne sauraient être tenus pour responsables des dommages indirects subis par le Client du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser le service EgidX. Sont considérés comme dommages indirects (notamment au sens de la jurisprudence française et suisse) les préjudices qui ne résultent pas directement et exclusivement d’une défaillance du service EgidX, tels que la perte de chiffre d’affaires, la perte de profit, la perte de clientèle, la perte de données (sous réserve de ce qui est prévu ci-après), un trouble commercial quelconque, l’atteinte à l’image de marque, ou les réclamations de tiers à l’encontre du Client. Le Client est seul responsable de l’exploitation des résultats du service et de leurs interprétations.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, la responsabilité financière cumulée du Prestataire envers le Client, pour tous dommages directs prouvés, ne pourra excéder le montant total hors taxes payé par le Client au titre de son abonnement sur les douze (12) derniers mois précédant la survenance du fait générateur de responsabilité. Cette somme constitue le maximum que le Prestataire pourrait être amené à verser au Client en réparation de l’ensemble des préjudices directs subis, quels que soient le fondement juridique invoqué et le nombre d’incidents. Cette limitation vise à refléter le partage de risques convenu entre les parties et le prix du service, le Client reconnaissant que l’abonnement est fixé en considération de cette limitation de responsabilité.

Il est précisé que le Prestataire ne saurait être tenu responsable de la perte ou de l’altération de données du Client dans la mesure où celui-ci dispose de la faculté de les exporter ou de les sauvegarder régulièrement, et où le Prestataire met en place des sauvegardes journalières pour restaurer l’essentiel des données en cas d’incident grave. En cas de perte de données imputable de manière prouvée à une faute du Prestataire, la responsabilité de ce dernier se limitera, au choix du Prestataire, soit à rétablir le service dans l’état antérieur (restauration de la dernière sauvegarde disponible), soit à indemniser le préjudice direct subi par le Client dans la limite du plafond défini ci-dessus.

Aucune clause des présentes CGV n’a pour objet d’exclure ou limiter la responsabilité qui ne peut l’être en vertu de la loi. Ainsi, si le droit applicable interdit une exclusion ou limitation pour un type de dommage ou pour un certain manquement, la clause concernée sera réputée non-écrite, sans affecter la validité des autres dispositions. De même, les limitations de responsabilité stipulées ci-dessus ne s’appliquent pas en cas de dol ou faute lourde du Prestataire, ni en cas d’atteinte corporelle causée à une personne.

Article 14 – Force majeure

Si le cas de force majeure se prolonge au-delà de 60 jours consécutifs et empêche toujours l’exécution normale du contrat, chacune des parties aura la faculté de résilier de plein droit le contrat par notification écrite à l’autre partie, sans indemnité. Le cas échéant, le Prestataire remboursera au prorata le Client des montants payés d’avance correspondant à la période non consommée en raison de la résiliation pour force majeure.

Article 15 – Divers, cession et invalidité partielle

Aucune des parties ne peut céder ou transférer (même partiellement) les droits et obligations résultant du présent contrat sans le consentement écrit préalable de l’autre partie. Par dérogation, le Prestataire est autorisé à céder le contrat à toute société affiliée ou repreneur de son activité, à condition d’en informer le Client et que le cessionnaire reprenne l’exécution intégrale des obligations du Prestataire envers le Client.

Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment l’application d’une clause quelconque du contrat ou des CGV, ou de tarder à exercer un droit quelconque, ne saurait être interprété comme une renonciation définitive à ce droit ou à ladite clause. Toute tolérance ou renonciation n’opère qu’à titre exceptionnel et temporaire. Au contraire, la partie peut toujours ultérieurement exiger l’exécution stricte de l’obligation ou du droit en question. Les titres des articles et paragraphes dans les présentes CGV sont insérés pour en faciliter la lecture et la structuration. Ils ne doivent pas être pris en compte pour l’interprétation du contrat en lui-même. L’ordre ou la numérotation des articles n’emporte pas de hiérarchie particulière entre les clauses.

Référence commerciale : Sauf avis contraire écrit, le Client autorise le Prestataire à citer son nom et à reproduire son logo à titre de référence commerciale sur ses supports de communication, dans le respect de la charte graphique du Client.

Archivage légal : Le Client reconnaît que l'archivage légal à long terme des documents réglementaires (ex: registres de sécurité) et des données probantes relève de sa responsabilité en tant qu'exploitant, le Prestataire assurant la conservation technique durant la vie du contrat.

Les parties conviennent que la langue du présent contrat et des CGV est le français. Si une traduction devait en être faite dans une autre langue pour la convenance du Client, les parties conviennent que la version française prévaudra en cas de divergence d’interprétation.

Article 16 – Droit applicable et juridiction compétente

Le présent contrat d’abonnement et les CGV qui en font partie intégrante sont soumis au droit suisse, à l’exclusion de toute autre législation. Il est expressément convenu que les règles de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises ne s’appliquent pas aux prestations du Prestataire. De même, dans la mesure permise, toute règle de conflit de lois qui conduirait à l’application d’une autre loi que la loi suisse sera écartée.

En cas de différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution du contrat, les parties s’engagent dans un premier temps à rechercher une solution amiable. À défaut de résolution amiable dans un délai raisonnable, tout litige découlant des présentes ou de l’utilisation du service sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège du Prestataire. Le for juridique est fixé à Delémont, Suisse. Le Tribunal cantonal de la République et Canton du Jura (ou juridiction ordinaire compétente du district de Delémont) sera seul compétent, sous réserve d’un éventuel recours au Tribunal fédéral suisse. Cette attribution de compétence s’applique sous réserve des dispositions impératives éventuellement applicables en fonction du lieu du Client (par ex. une compétence territoriale différente qui ne pourrait être déclinée contractuellement). En tout état de cause, le Prestataire conserve la faculté de poursuivre le Client devant la juridiction du lieu où il a son siège ou tout autre tribunal compétent, notamment en cas d’action en recouvrement de créance.